Empreendedorismo Produtividade

Dicas de como organizar reuniões virtuais

Você sabe como fazer uma reunião virtual produtiva? As dificuldades na comunicação tendem a piorar quando as pessoas se reúnem em frente ao computador — salas lotadas combinam com falta de atenção e dificuldade de concentração.

No entanto, essas reuniões podem ser muito produtivas, se forem implementados bons níveis de disciplina e a estrutura necessária. Além disso, mais que um encontro formal e periódico entre os integrantes de uma equipe, as reuniões representam uma importante ferramenta para transmitir diretrizes, encontrar soluções e comunicar mudanças.

As possíveis desvantagens estão relacionadas à estrutura tecnológica e de conexão, que precisam ser sólidas e compatíveis com as necessidades dos interlocutores. A seguir, confira nossas dicas de como organizar reuniões virtuais produtivas.

1. Organização

A regra é a mesma para reuniões presenciais: organize-se ao máximo antes do encontro — Reuniões virtuais precisam ser planejadas com objetivos claros e executadas com método, seguindo um checklist específico.

2. Tempo de duração

De acordo com especialistas, o tempo de uma reunião virtual deve ser de, no máximo, uma hora. Assim, fica mai fácil manter os participantes focados, já que existe uma grande possibilidade de distração quando os encontros pela internet se prolongam.

3. Conexões individuais

As conexões individuais facilitam a comunicação e permitem que todos contribuam para a discussão — O ideal é que todos os participantes estejam conectados remotamente, sem a participação de um grupo de pessoas e conjunto em um mesmo computador.

4. Objetividade

É preciso ficar atento ao foco da reunião e retomá-lo quando for preciso. Faça o possível para encontrar conclusões em meio às falas, indicando um resumo do que foi desenvolvido até o momento — Quanto mais objetivo você for, maiores as chances de progresso no tema.

5. Atenção à tecnologia

Garanta que todos os participantes da reunião possuam os equipamentos corretos e estejam em um local com o mínimo de barulho possível. Também é necessário escolher a plataforma que será utilizada, dentre as mais populares estão o Skype, join.me e o Goole Hangouts — É recomendável experimentar todos e encontrar a melhor opção para a sua necessidade.

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Empreendedor Magnético

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