Empreendedorismo Gestão Financeira

Como Gerenciar Melhor O Caixa da Sua Empresa

Como Gerenciar Melhor O Caixa da Sua Empresa

A centenas de anos que uma afirmação é extremamente verdadeira: O dinheiro é o Rei! Ainda mais quando se trata da gestão financeira de uma empresa em crescimento.

O grande problema da gestão financeira das empresas no dia a dia é a defasagem entre o tempo que você tem para pagar os seus fornecedores e funcionários e o prazo em que receberá o valor dos seus clientes. Esse é o problema! Em uma forma mais simples, a gestão do fluxo de caixa significa atrasar os pagamentos por tanto tempo quanto possível, enquanto se incentiva a qualquer pessoa que lhe deva dinheiro para pagar o mais rapidamente possível!

Controle o Fluxo de Caixa

Prepare projeções de fluxo de caixa para o próximo ano, o próximo trimestre e, se você estiver em um terreno instável como a nossa atual crise política/financeira, projete o fluxo de caixa para a próxima semana. Você precisa da projeção do fluxo de caixa para te alertar sobre os problemas antes que eles ocorram.

Entenda que o fluxo de caixa não é um plano que vislumbra o futuro, afinal as contas tanto podem ser adiadas pelos seus fornecedores como você pode acabar nem recebendo os valores de seus clientes. E acredite, isso acontece! O Controle do Fluxo de Caixa se torna, na realidade, em uma previsão de conjecturas, em que há o balanço de um número de fatores, incluindo o pagamento de seus clientes e seus históricos, seu próprio rigor na identificação das próximas despesas e o prazo que você tem para pagamento de seus fornecedores.

Como Gerenciar Melhor O Caixa da Sua EmpresaInicie sua projeção de fluxo de caixa através da adição do valor que você tem em conta-corrente e em caixa de sua empresa no dia de hoje. Junto, acrescente dia a dia o valor que tem a receber pelos próximos meses. No processo, garanta obter o máximo de informações dos representantes de vendas, representantes de serviço, do pessoal da cobrança e do seu departamento de finanças. Em todos os casos, nesse momento você começará a observar alguns padrões de pagamentos e recebimentos em seu caixa. E esse padrão não é apenas saudável como é com ele que você trabalhará para melhorar o fluxo de caixa de sua empresa.

A segunda parte do seu controle do fluxo de caixa de sua empresa é você ter o conhecimento detalhado dos valores e datas em que precisará efetuar desembolsos. Isso significa não apenas saber quando cada centavo que é gasto, e sim no que não é gasto. Garanta ter incluído tudo em sua projeção: ordenados e salários, vendas e impostos retidos nas compras/vendas e os benefícios pagos e à pagar a seus funcionários, as compras que você planeja de equipamento, honorários profissionais do seu escritório contábil (o qual indico, claro, a Contabilidade Sem Fronteiras), serviços públicos, materiais de escritório, os pagamentos da dívida, publicidade como panfletos, links patrocinados etc., manutenção de equipamentos e veículos, nesse ponto não esqueça do combustível, e o pagamento de dividendos em dinheiro.

É realmente muito difícil o dono de um negócio conseguir preparar as projeções para o seu fluxo de caixa, porém, é uma das coisas mais importantes que você tem a fazer. Acredite! As projeções de classificação, juntamente com os planos de negócio e e de marketing estão entre as coisas que uma empresa deve fazer para ajudar a planejar para o futuro.

Como Melhorar o Contas a Receber

Se o cliente lhe paga a venda no instante em que você fez, você não tem um problema de fluxo de caixa. Infelizmente, isso não acontece sempre, principalmente com as vendas em cartão de crédito que o recebimento só ocorre após 30 dias. Mas você ainda pode melhorar seu fluxo de caixa, utilizando a gestão de suas contas a receber. A ideia básica é melhorar a velocidade com que você lida com  os materiais e fornecimentos de produtos e com o fluxo de valores a receber dos seus clientes e do dinheiro que você recebe instantaneamente com a venda. Aqui há técnicas específicas para fazer isso:

  • Ofereça descontos para os seus clientes pagarem à vista;
  • Caso venda por pedidos, negocie com seu cliente para que ele pague assim que realizar o pedido e não apenas quando receber a mercadoria;
  • Verifique o histórico de seus clientes atuais e novos e faça uma consulta ao crédito dele no mercado. Você poderá ter surpresas inesperadas, principalmente com os que costuma atrasar o pagamento;
  • Como Gerenciar Melhor O Caixa da Sua EmpresaFaça promoções específicas para vender o seu estoque que esta parado a muito tempo. Acredite, melhor receber até mesmo menos do que pagou pelo produto que esta encalhado a muito tempo em sua empresa do que continuar com aquele dinheiro parado;
  • Cuide com cuidado da emissão de faturas e controle o fluxo de pagamento de seus clientes. Se notou no dia seguinte ao pagamento que deveria ter sido realizado que ele não foi feito, alerte seu cliente. Ele pode apenas ter esquecido;
  • Controle com “mão de ferro” as suas contas a receber e busque sistemas que lembrem seu cliente antes do vencimento da fatura de que ela esta vencendo. Assim, você evitará os “esquecidos”;
  • Caso tenha problemas com alguns clientes em específico com relação ao pagamento mude com eles a política de recebimento para, então, só entregar a mercadoria mediante pagamento!

Gerencie Suas Contas a Pagar

Quando você não controla em detalhes as suas contas a pagar você pode estar com um problema gigantesco na mão sem nem ao menos saber disso. Quando você controla a gestão de uma empresa em crescimento, você deve ter excessivo cuidado com os custos e despesas em geral. Não caia na tentação de pensar apenas na expansão das vendas. A qualquer momento e em qualquer lugar que você pode perceber que as contas a pagar estão muito superiores as contas a receber, e aí que esta um grave problema que pode levar sua empresa a falência em instantes. Para te ajudar, aqui estão algumas dicas para o uso do seu dinheiro e controle das contas a pagar:

  • Controle com cuidado as vantagens que seu fornecedor te dá para o pagamento. Nem sempre pagar adiantado o seu produto com desconto de 3~4% é vantajoso se, neste período de tempo que você ficaria com o dinheiro, você o faria render 10%. Se o pagamento deve ocorrer em 30 dias, não o pague em 15 dias. Utilize esse dinheiro para aumentar seu caixa e lucrar mais nesse período;
  • Se você tiver esse crédito, ao invés de pagar seus fornecedores no dia em que receber a mercadoria pague em 30~60 dias ou no prazo que seu fornecedor lhe der. Se você colocar esse dinheiro na poupança que seja ele ainda lhe renderá um valor e você terá utilizado gratuitamente o empréstimo do seu fornecedor para gerar mais caixa para si.
  • O diabo está nos detalhes. Nem sempre se concentram no preço mais baixo, quando a seleção de fornecedores. Às vezes, quanto mais flexíveis as condições de pagamento melhor o fornecedor é, pois pode melhorar o seu fluxo de caixa lhe dando tempo para vender a mercadoria em estoque e gerar o dinheiro necessário para pagar ao fornecedor.

Sobreviva

Mais cedo ou mais tarde, vai acontecer uma situação onde você sentirá falta de dinheiro para pagar suas contas. Isso não significa que você seja um fracasso como empresário, é normal para o empreendedor ter dificuldades para prever com exatidão o futuro em seu fluxo de caixa. Acredite, até as grandes empresas passam por isso, por que com você seria diferente?

A chave para a gestão dos déficits de caixa é chegar a ser consciente de que deve-se resolver o problema o mais rápido e de forma tão precisa quanto possível. Se você assume desde o início que você algum dia terá o dinheiro curto, você pode solicitar uma linha de crédito em seu banco para sanar esse problema temporário. Isto permite-lhe pedir dinheiro emprestado, até um limite pré-estabelecido para utilizar em qualquer momento que você precisar. Já que é muito mais fácil pedir quando não precisa (e ter o crédito aprovado), organize uma linha de crédito para que fique sempre disponível para a sua empresa para, quando precisar, você possa ter onde resolver essa pendência.

Como Gerenciar Melhor O Caixa da Sua EmpresaSe os bancos não te ajudarem, chegue junto a seus fornecedores e busque alternativas para pagar com um prazo um pouco maior as mercadorias. Seu fornecedor é a pessoa mais interessada em manter você bem e sua empresa na ativa, afinal, ele precisa de você para sobreviver e lucrar. Você pode mudar a frequência com que realiza os pagamentos ao fornecedor, por exemplo. Estendendo o prazo para pagar determina entrega de mercadoria ou até mesmo a obtenção de novas mercadorias para venda.

Pergunte aos seus melhores clientes se eles podem acelerar os pagamentos. Explique a situação e, se necessário, ofereça um desconto especial para o cliente que pagar adiantado. Você também deve ir atrás de seus piores clientes, aqueles cujas faturas são mais de 90 dias de atraso. Ofereça a eles ofertas especiais para pagamento do valor devido com um desconto mais generoso. Melhor receber menos do que deveria do que nada receber. Isto é um fato!

Caso a situação fique completamente crítica comece a escolher com mais cuidado as contas que irá pagar e as que deixará de pagar por um tempo. Exemplo: você pode sobreviver sem a TV por assinatura que fica na sala dos seus funcionários, mas não pode deixar de pagar seu contador ou seu aluguel. E tome cuidado especial com a folha de pagamento, primeiro pague seus funcionários e depois o resto, ou em breve serão ex-empregados.

Em seguida pague os fornecedores, pois sem eles você não tem mais o que vender, não é mesmo? E por fim, diminua o máximo de gastos que puder: evite impressões de papel desnecessárias, venda mobiliário que esta sem uso e caso esteja em um local próprio (e não alugado) cogite alugar parte do espaço para outras empresas. Não é demérito e nem derrota você perder parte da base de sua empresa, demérito seria ter que perder tudo o que trabalhou até hoje por orgulho, não é mesmo?

Sobre o autor

Empreendedor Magnético

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